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Business Support Functions

Regional Finance Administrator

Regional Finance Administrator

AMCS is the leading global supplier of smart resource software and vehicle technology solutions for the waste, recycling and resource management industries. Our enterprise software and SaaS solutions deliver digital innovation to the emerging circular economy around the world.  


The position: Finance Administrator / Bookkeeper

 The role will be responsible for Finance and Business administration activity in Germany; and will involve working closely with regional and group colleagues.

 This role will be based in Munich and reports to the Central Finance Business Partner.

Fluency in German and English is essential


Key responsibilities of the position are as follows:

Regional Finance

·      Expenses review and analysis as required (significant expenditure)

·      Supporting the AMCS Group financial close process and budgeting/forecasting as required

·      Provide technical accounting advice on financial transactions and ensure accurate coding within the department as required.

·      Track and determine financial status by analysing actual results in comparison with forecasts as required

·      Some balance sheet reconciliation and reporting, accruals and other related account

·      Prepare tax applications and tax payments in coorperation with the tax advisor


Banking Administration & Accounts Payable

·      Downloading banks daily & updating customer accounts with receipts received

·      Generating Purchase Orders for Central Finance and Administrative expenditure

·      Regional escalations point of contact for Shared Services AP team – PO requests and vendor queries

·      Payment run review and submission to Central Finance Business Partner and Shared Services AP team for execution


Payroll Processing

·      Liaise with HR Business Partners regarding the monthly submission of payroll changes/additions to the external Payroll Processing Partner in line with agreed payroll calendar

·      Review ‘Pre-Approval’ Payroll Reports which set out the gross, net and pay components per employee, reconciling them back to data submitted

·      Feedback to payroll provider on any adjustments prior to approval of payroll

·      Banking submissions and bank file uploads for net payments

·      Posting of payroll journals in Financial Systems

·      Review and respond to any queries raised by employees or other internal stakeholders to HR which have been forwarded on to payroll or directly to payroll

·      Liaise with HR Business Partners or other members of finance in an effort to address a query as required.

·      Work closely with internal stakeholders to interpret and analyse external tax advice to ensure the correct treatment in payroll.

·      Maintain relevant payroll documentation including Standard Operating Procedures for the payroll process

·      Monthly headcount reconciliation and variance reporting for review (employee detail by department).


Accounts Receivable - Credit Control

·      Responsible for direct payment collections of outstanding AR balances (Central Territory)

·      Liaising with sales and delivery colleagues on a weekly basis in order to manage suspensions and closures of unpaid accounts

·      Reporting and escalation of collection issues to appropriate contacts internally (Central Finance Business Partner & EMEA Financial Controller)

·      Working closely with Group billings (shared services team) on all billing related activity (requesting Purchase Orders and review of outstanding renewals)

·      Monitor all customer queries, investigate and allocate to the appropriate function necessary & respond to all queries in the agreed SLA

·      Ensure credit/write-off process is being managed in line with company policy

·      Liaise with internal legal department and external collections agencies as appropriate

·      Prepare cash forecasts

·      Review sales quotes for financial compliance


Office Management

·      Welcoming visitors by greeting them, in person or on the telephone; answering or referring inquiries.

·      Approving transport/accommodation bookings, organising company events, ordering stationery and furniture as required.

·      Facilitating the onboarding of new employees (point of contact for new employee)


Qualifications, Experience & Personal characteristics

  • A minimum of 5 years’ experience in a similar role is required

·      Ability to work in a fast-paced environment and perform well under time constraints

·      Must be comfortable working to tight deadlines which will involve dealing with people across the entire organisation 

·      Excellent working knowledge of Microsoft Office including Excel, Word and Outlook.

·      Extensive working knowledge of payroll packages and accounting system are essential.

·      Ability to prepare reports and summaries for senior management.



Die Position: Junior Controller / Buchhalter


Der Stelleninhaber ist verantwortlich für das Finanz- und Rechnungswesen und das Controlling in Deutschland und arbeitet eng mit den Kollegen in Europa zusammen. Er berichtet direkt an den Central Finance Business Partner EMEA. Der Dienstsitz wird München sein.


Die Hauptaufgaben der Position sind wie folgt:



·      Regelmäßige Kostenüberprüfung und -analyse

·      Mitwirkung bei den Monatsabschlüssen der AMCS-Gruppe

·      Budgetierung und Forecasts

·      Sicherstellung der richtigen Kontierung und Verbuchung der Transaktionen

·      Monitoring der Finanzkennzahlen und Erstellen von Abweichungsanalysen zu Budget und Forecasts

·      Abstimmung und Reporting der wesentlichen Bilanzpositionen

·      Vorbereitung der regelmäßigen Steuermeldungen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater


Bankverwaltung & Kreditorenbuchhaltung

·      Tägliches Einlesen und Verbuchen der Banken

·      Ausgleich der offenen Posten

·      Bestellungwesen für zentrale Finanz- und Verwaltungsausgaben

·      Ansprechpartner für das Shared Services Accounts Payable Team und Lieferanten

·      Überprüfung und Freigabe der Zahlungen in Abstimmung mit dem Shared Services AP Team



Lohn- und Gehaltsabrechnung

·      monatliche Abstimmung der Abrechnungsänderungen/-ergänzungen mit den externen Dienstleistern gemäß dem vereinbarten Abrechnungskalender.

·      Überprüfung der abrechnungsrelevanten Daten

·      Genehmigung der Abrechnung zur Ausführung durch den externen Dienstleister

·      Durchführung der Überweisungen an die Mitarbeiter durch Bankdatei-Uploads

·      Überwachung und Durchführung der Zahlungen an die Sozialversicherungsträger

·      Buchung von Lohnjournalen in der Finanzbuchhaltung

·      Prüfung und Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern

·      Enge Zusammenarbeit mit den HR Business Partnern, den Central Finance Business Partnern und dem externen Dienstleister

·      Sicherstellung der ordnungsgemäßen Lohn- und Gehaltsabrechnung

·      Monatliches Reporting über die Personalkosten und Erstellung von Abweichungsanalysen


Debitorenbuchhaltung - Kreditkontrolle

·      Verantwortliche Überwachung der Debitoren und Zahlungseingänge

·      Wöchentliche Abstimmung mit den Kollegen aus dem Vertrieb und den Professional Services über Zahlungsrückstände

·      Meldung und Eskalation von Zahlungsrückständen an den Central Finance Business Partner sowie an den EMEA Financial Controller

·      Enge Zusammenarbeit mit dem Group Billings Shared Services Team bei der Fakturierung von Leistungen (Faktura-Anforderung und Prüfung der Valuta)

·      Überwachung eingehender Kundenanfragen und Weiterleitung an die entsprechenden Funktionen, Beantwortung der Anfragen im Rahmen der vereinbarten Service Level Agreements

·      Sicherstellen, dass Änderungen der Zahlungsziele und das Ausbuchen von Forderungen in Übereinstimmung mit der Unternehmensrichtlinie erfolgt

·      Zusammenarbeit mit der internen Rechtsabteilung und ggf. externen Inkassounternehmen

·      Erstellung von Cash-Forecast

·      Kaufmannische Prüfung von Verkaufsangeboten




·      Begrüßung von Besuchern, persönlich oder telefonisch, Beantwortung oder Weiterleitung von Anfragen.

·      Genehmigung von Reise-/Unterkunftsbuchungen der Mitarbeiter, Organisation von Firmenveranstaltungen, Bestellung von Schreibwaren und Möbeln nach Bedarf.

·      Ansprechpartner für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter




Qualifikationen, Erfahrung & Persönliche Eigenschaften

·      Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion 

·      Fähigkeit, in einem dynamischen Umgfeld kollegial unter Zeitdruck zu arbeiten.

·      Ausgezeichnete Kenntnisse in Microsoft Office einschließlich Excel, Word und Outlook.

·      Umfangreiche Grundkenntnisse in den Bereichen Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen sind unerlässlich.

·      Erfahrung in der Erstellung von Berichten und Analysen für Management

·      sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch


Business Support Functions
Full Time


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